Das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 sichert im KMU nicht nur die Produktqualität, sondern ist oft die zwingende Voraussetzung für die Vergabe von Aufträgen. Das Herzstück dieses Systems ist der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB). Doch in vielen mittelständischen Betrieben ist diese Position ein personelles Nadelöhr.
Wenn der interne QMB ausfällt oder das Unternehmen verlässt, geraten Prozesse ins Stocken und anstehende Audits geraten in Gefahr. Hier stehen Geschäftsführer vor der entscheidenden Frage: Besetzen wir die Stelle wieder intern oder setzen wir auf einen externen QMB?
Die Herausforderung im Mittelstand: Das Risiko des internen QMB
In vielen Betrieben wird die Rolle des QMB einer bestehenden Arbeitskraft – oft dem Betriebsleiter, dem Konstrukteur oder einer administrativen Fachkraft – zusätzlich übertragen. Was gut gemeint ist, führt in der Praxis oft zu handfesten Problemen:
- Ressourcenkonflikt: Das Tagesgeschäft geht immer vor. QM-Dokumentationen, die Pflege des Handbuchs und interne Audits werden aufgeschoben.
- Betriebsblindheit: Wer eigene Prozesse seit Jahren begleitet, übersieht Schwachstellen, die dem externen Auditor beim Zertifizierungsaudit sofort auffallen.
- Ausfallrisiko: Fällt der interne QMB durch Krankheit, Elternzeit oder Kündigung aus, fehlt das spezifische Fachwissen im Betrieb vollständig. Die Einarbeitung eines Nachfolgers kostet wertvolle Zeit.
Die Alternative: Was leistet ein externer QMB?
Ein externer QMB übernimmt alle Aufgaben eines internen Beauftragten – jedoch mit dem klaren Vorteil, dass er als spezialisierter Dienstleister exakt nach Bedarf gebucht wird. Zu den Kernaufgaben gehören:
- Pflege und Weiterentwicklung des QM-Systems: Anpassung der Dokumentation an aktuelle Normen (z.B. ISO 9001) ohne unnötigen bürokratischen Aufwand.
- Durchführung interner Audits: Objektive Überprüfung der Prozesse, um Abweichungen vor dem echten Audit zu korrigieren.
- Vorbereitung auf Zertifizierungsaudits: Begleitung des Betriebs während des gesamten Audit-Prozesses und direkte Kommunikation mit dem Auditor.
- Schulung der Mitarbeiter: Praxisnahe Vermittlung der QM-Inhalte an das Fertigungsteam.
Interner vs. externer QMB im direkten Vergleich
Kosten
Fixes Gehalt, Lohnnebenkosten, Fortbildungskosten
Variable Kosten, Abrechnung nur nach tatsächlichem Aufwand
Verfügbarkeit
Begrenzt durch Tagesgeschäft und Urlaub/Krankheit
Flexibel auf Abruf, sofort einsatzbereit
Betriebsblindheit
Hohes Risiko durch tägliche Routine im eigenen Betrieb
Kein Risiko; neutraler, professioneller Blick von außen
Fachwissen
Muss mühsam und teuer durch Schulungen aufgebaut werden
Sofortiges, tiefes Expertenwissen aus über 20 Jahren Praxis
Interims-Qualitätsmanagement: Schnelle Hilfe bei Engpässen
Nicht immer muss die Position dauerhaft ausgelagert werden. Steht ein Überwachungsaudit kurz bevor und Ihr QMB fällt unerwartet aus, sichert ein Interims-Qualitätsmanagement den nahtlosen Fortbetrieb. Ein externer Spezialist arbeitet sich innerhalb kürzester Zeit in Ihr bestehendes System ein, schließt Dokumentationslücken und führt Ihren Betrieb sicher durch das Audit.
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